Личный план на октябрь

Итоги сентября

Стратегия по ТОС - выявить ограничение. Начали строить дерево текущей реальности (ДТР). Удалось связать все отдельные ветви Нежелательных явлений (НЖЯ) в единое дерево. Это мой первый опыт построения ДТР, и, как выяснилось, начинать надо с чёткой постановки вопроса – какую проблему мы решаем. Для правильной постановки вопроса начал готовить данные. Но недостаток опыта работы с Excel и отсутствие справочника под рукой не дали завершить эту работу.

“Склад 2008” - принять решение по помещению для склада. С помещением определились. Идут подготовительные работы с подрядчиками.

Постановка учёта - провести встречу с аудитором и/или консультантом. Встреча прошла. Но до принятия каких-то решений в этом направлении должен быть утвержден Налоговый кодекс и пройти ещё одна встреча.

Процессное управление - завершить весь управленческий цикл хотя бы с одним процессом. Не смотря на то, что мы уже несколько раз уточняем процесс “Поиск потенциальных оптовых клиентов”, на итоговую версию мы пока так и не вышли.

Управление цепочками поставок по ТОС - получить отчёт по оверстокам. Главным достижением можно считать внесение всех необходимых изменений в конфигурацию 1С. Теперь все добавленные поля надо заполнить данными и только после этого можно рассчитывать получить требуемый отчёт.

Идеи на октябрь

Планы на октябрь сознательно пишу с опозданием – первая неделя месяца прояснила многие вещи. Теперь легче разобраться с приоритетами.

В октябре есть шанс выйти на черновик ДТР. Плюс тренинги по ТОС Apple. Плюс предположение о том, что ИСУ надо менять. Это одновременно важное и срочное направление работ – нам надо определиться с текущим ограничением.

Та же ситуация с проектом “Переезд склада 2010” (ранее – Склад 2008). Важно и срочно, хотя и не имеет отношения к ограничению системы.

1С. Огромный кусок работы. И мне на эту работу нужен помощник(и). Искать их будет менеджер по персоналу. Но что бы он начал нормально работать мне нужна система организации работ в отделе. Хотя по логике BSC – сначала надо найти толковых специалистов, и только потом, вместе с ними, выстраивать систему управления.

1С я буду заниматься, но в ключе того, что именно устаревшая ИСУ есть наше новое ограничение. Заменить её нам мешает сложность переходного периода. У меня есть идея плавной миграции. Для её реализации надо настроить Менеджер обмена данными (МОД). Именно это может быть целью месяца.

Если же предположить, что ограничение в низком уровне управленческой дисциплины, то тут мне поможет процессное управление. У меня уже есть в работе отличный процесс для проверки. И надо форсировать работы в этом направлении.

Работы много и работа сложная. Но меня может остановить текучка. Надо не забыть о тылах и принять на работу менеджера по персоналу.

Цели на октябрь

• Стратегия по ТОС, построение ДТР, выстроить причинно-следственные связи,
• Процессное управление, Поиск потенциальных оптовых клиентов
• Настроить обмен данными между 1С 7.7 и 8.2 через МОД
• Выбрать соискателя на должность Менеджера по персоналу

Личный план на сентябрь

Итоги августа

Стратегия по ТОС. Кажется наше ограничение сдвигается. Но скорее это мы не находим времени, что бы разобраться и торопимся принимать решения. Показатели мы согласовали. Но тот путь который мы набросали для внедрения ТОС – я не уверен в его оптимальности.
“Склад 2008”. Ситуация меняется в лучшую для нас сторону. Хороший пример того, что не всегда надо торопиться с решениями.
Процессное управление. Сумели продвинутся только по двум процессам. Но ни один не закончили. Зато я подготовил методику процессного управления для компании.

Текущее ограничение

Я его не знаю. И мой опыт подсказывает, что не имея чёткой цели мы обрекаем компанию на шарахание из стороны в сторону. Отсюда вывод – искать. У нас для этого есть всё. Правда я могу предположить, что нынешнее ограничение будет где-то в области учёта.
Остальные идеи для месяца – доводить до ума то, что уже начато.

Цели на сентябрь

• Стратегия по ТОС. Выявить ограничение.
• “Склад 2008”. Принять решение по помещению для склада.
• Постановка учёта. Провести встречу с аудитором и/или консультантом.
• Процессное управление. Завершить весь управленческий цикл хотя бы с одним процессом.
• Управление цепочками поставок по ТОС. Получить отчёт по оверстокам.

Лента новостей для зообизнеса

Обсуждал идею ленты новостей зообизнеса с одним из поставщиков. Теперь эту идею я формулирую так:

Создать ленту новостей зообизнеса Украины, которая бы объеденила интересы:

• производителей/владельцев бренда - в донесении информации максимально большему числу контрагентов и потребителей,
• владельцев торговых точек и продавцов - в желании "не отстать от поезда" растущей конкуренции,
• владельцев тематических информационных ресурсов - получать специализированную информацию с минимальными затратами времени и сил.

ИТ-инфраструктура для процессного управления

Процессное управление мы запускаем не на пустом месте. И накануне этой работы хотелось бы сделать ревизию имеющейся у нас ИТ-инфраструктуры. Так же надо отметить те из приложений, которые использование которых наиболее вероятно в ходе оптимизации бизнес-процессов. И, как было сказано в предыдущем сообщении, особый акцент делаем на интеграцию.

• 1C 7.7 + УРБД – ИСУ и основное бизнес-приложение на сегодня. Начаты эксперименты по миграции на 1С 8.2. Для миграции будем использовать Менеджеры обмена данными. Вопросы интеграции с другими приложениями плотно не изучал, но из того что слышал – они в восьмёрке есть. Для интеграции с партнёрами ориентируюсь на Конфигурацию обмена данными. Перспективным в восьмёрке являются встроенное моделирование процессов.
• Google Apps - платформа и набор основных приложений для работы в Интернет. Пока используем бесплатный аккаунт, что накладывает некоторые ограничения. Ждём открытия прочих приложений Google для использования с аккаунтами Google Apps. Используем приложения из Google Apps Marketplace. Пока так и не освоили технологию гаджетов и, соответственно, не пользуемся iGoogle.
• Zendesk - “единое окно” для взаимодействия с контрагентами. Интеграция – конёк этого приложения. Последние изменения (форума Zendesk, интеграции с Twitter) открывают огромные возможности. Наше преимущество – мы работаем по старым тарифным планам. Интерес вызывает так же GetSatisfaction, но пока нет процесса, в котором он был бы необходим, а стоит он в той конфигурации как нам требуется достаточно дорого.
• Специализированные приложения. Их будет достаточно много. Сейчас “в работе” Zoho CRM и новый движок для korm.com.ua. По обоим приложениям есть масса вопросов и замечаний.
• RunMyProcess – наиболее вероятный претендент в качестве инструмента для интеграции тех приложений, которые не имеют нужных нам встроенных средств интеграции.
• Yammer – основной интерфейс работы пользователей с информацией. Этот выбор тем более оправдан после отказа от разработки Google Wave и появления таких инструментов интеграции как itDuzzit. Критичными для нас являются древовидное представление в десктопном приложении, интеграция с Google Apps и локализация.
• Списки задач. Работали с Remember The Milk. Пробовали Wrike. Ждём улучшений в MyLife Organized и Задачах Google. Возможно появятся задачи и в Yammer. Выбор пока не сделан.

При появлении потребности в автоматизации, выясняем решают ли задачу имеющееся приложения. Если нет, ищем новое. С точки зрения интеграции искать надо в первую очередь в Google Apps Marketplace. Или выбирать из тех приложений, которые уже интегрированы с Zendesk или Yammer.
Update: Интеграция может происходить как минимум на двух уровнях. Первый - единая система авторизации. Тут выбор сделан в пользу Google Apps. Второй уровень интеграции - работа в рамках единых процессов (workflow). Можно конечно ограничиться интеграцией через почту, но это вчерашний день. Интегрировать надо через API. И с этой позиции выбор веб-сервисов надо начинать с участников инициативы The Small Business Web.

Отдельно надо сказать об инструментах для маркетинга и ИТ.

Маркетинг. Движемся в направлении социальных сетей, хотя пока не ясны процессы, в которых они будут использоваться. В качестве основных претендентов Facebook и Twitter. Не смотря на то, что они не самые популярны в Рунете, но для нас критичнее интеграция. Пока не ясна судьба форума на сайте korm.com.ua – ни его роль, ни движок. Интересуемся социальным CRM. Планируем внедрение инструментов для e-mail и SMS рассылок.

ИТ. Связка Zendesk и Pivotal Tracker для организации agile управления проектами работает отлично. Но надо ещё нечто для работы со специалистами на условиях аутсорсинга.
Для моделирования процессов используем BizAgi Process Modeler. Сейчас он поддерживает только BPMN 1.2, но поддержку 2.0 уже обещают. Может наступит когда-нибудь такое время, когда смоделировав процесс его можно будет выгрузить в приложение и получить работающий процесс? Ну а пока такое время не наступило, приходится много думать и писать :) об интеграции.

О процессах и веб-платформе

Мы начали работы по описанию процессов. До этого в своём организационном развитии компания делала ставку на хорошо продуманную (иерархическую) организационную структуру и должностные инструкции. Мы достигли успеха на этом пути и вопросом номер один в организации стал вопрос о необходимости повышения роли линейных менеджеров.

Управленческий маятник качнулся в сторону автономности подразделений и их руководителей. Процесс этот пошёл по нарастающей и мы столкнулись с центробежными силами, которые вызывают много споров и противоречивых мнений. Сама по себе автономность не вызывает, у меня во всяком случае, отрицательных эмоций. Я сторонник децентрализации управления. Но как эту автономность увязать с существующей иерархией управления? И как автономность сбытовых подразделений связать с экономической обоснованностью централизации логистики и узких специалистов? Выход видится в постановке процессного управлении и возможном переходе к матричной организационной структуре.

В процессном управлении мы начали со скромной цели – внедрение новых процессов, затрагивающих сотрудников различных подразделений, должно сопровождаться описанием (документированием) процессов. Очень быстро мы пошли дальше и уже ставим вопрос об оптимизации существующих процессов, создающих стоимость для клиентов/поставщиков. Мы пока не говорим о реинжиниринге процессов, но и такая постановка задачи возможна в будущем.

Для описания процессов был выбран язык BPMN. То что наши процессы будут а) визуализированы, б) задокументированы, и в) их описание будет соответствовать стандартам, должно на мой взгляд снять все вопросы при запуске новых процессов. Но почему мы считаем, что нам удастся оптимизировать существующие процессы?

Компания у нас не очень большая и процессы в ней достаточно просты. Если и удастся что-то упростить, то не значительно. Внедрение в процессы узких специалистов (в частности маркетологов) безусловно повысит качество процессов, а значит и ту стоимость которую они создают. Но перед компанией не стоит сейчас задача роста качества. Более важным для нас сейчас является экономия на издержках.

Информационные технологии открывают огромные возможности по оптимизации и снижению стоимости процессов. Веб-технологии, и в частности модель их распространения SaaS, делают эти технологии доступными и для малого и среднего бизнеса. Высокий уровень ИТ-культуры делают этот путь наиболее перспективным именно для нашей компании.

Ставка на использование веб-сервисов имеет и отрицательные стороны. В данном случае я упомяну только об одной. Для оптимизации различных процессов потребуются различные узкоспециализированные приложения. А большое количество таких приложений усложнит задачу их интеграции. Веб-сервисы по определению лучше интегрируемы, но как обстоят дела с каждым конкретным приложением надо разбираться в каждом конкретном случае. Вывод. При выборе приложения, используемого для оптимизации некоего процесса, нам придётся учитывать следующие параметры:

• действительно ли приложение оптимизирует процесс,
• интегрируется ли это приложение с прочими приложениями, используемыми в компании,
• какова стоимость этого приложения, или, лучше, какова стоимость отдельной трансакции в рамках процесса.

Личный план на август

Итоги июля

• выявление ограничения - выполнено,
• настройка экспорта информации в 1С – продумана вся цепочка (она довольно сложная получилась), но настройки не выполнены,
• описание процессов в рамках проекта korm.com.ua-2010 – есть черновики описаний 2-х процессов, хотя это и не моя заслуга,
• налаживание процесса работы с потенциальными оптовыми клиентами – пересмотрели с Алексеем логику реализации этой инициативы и сформулировали следующие действия,
• отчёт по стокаутам – сделали вместе с Юлей.

Идеи на август

Мы определили ограничение компании. Это наличные (кеш). Подготовили список инициатив, направленных на то, что бы ослабить его влияние. Определились с приоритетами в этом списке.

Приоритетность этой работы вступает в конфликт с руководством проектом “Склад 2008”. Надо поднимать вопрос о замене руководитель этого проекта. Но в августе придётся тянуть на себе обе инициативы.

В ходе работы над ограничением придётся зацепить учёт (учёт по ТОС). Ситуация по этому вопросу прояснится только в понедельник. Но это действительно важное направление. И прошлый месяц в рамках настройки экспорта информации в 1С был сделан ряд шагов в этом направлении. Я пока не могу сформулировать конкретные цели на месяц, но в этом направлении надо работать.

Проект “korm 2010” так же претендует на цель месяца. Там возможен не только локальный прорыв в продажах, но и системный прорыв в подходах к организации бизнеса. Эта работа конфликтует по приоритетности с инициативой по внедрению процессного подхода в управлении.

Цели на август

• Стратегия по ТОС. Наладить работу над инициативами по ослаблению ограничения. Реализовать те из инициатив, которые будут закреплены за мной.
• Стратегия по ТОС. Согласовать показатели учёта по ТОС. Настроить учёт показателя через экспорт данных в 1С 8.2 или с помощью бухгалтерии.
• “Склад 2008”. Подготовить сметы и план работ. Согласовать с заводом. Поднять вопрос о новом руководителе проекта и, в случае утверждения, передать ему проект.
• Процессное управление. Закончить описание и утвердить три процесса. Рассмотреть возможность их автоматизации.

Четыре пункта вместо трёх. И они далеки от идеала в плане качества постановки задачи. Но на сегодня это лучшее что можно запланировать.

Процессное моделирование: от нотации к инструменту

Чаще всегона специализированных форумах упоминают следующие виды нотаций:

• ARIS
• IDEF0
• BPMN

Из них модель ARIS очевидно можно моделировать только в достаточно тяжёлом приложении ARIS. Учитывая, что с ним мы не планируем работать - эту нотацию можно исключить из рассмотрения.

Visio 2010 поддерживает нотации BPMN 1.2, IDEF0, схему рабочего процесса и функциональную блок-схему. Выбор достаточно широк. Но если мы хотим получить не просто схему, а документ, подчиняющийся определённым правилам (составленный согласно нотаций), то можно ограничиться первыми двумя вариантами.

Сложнее всего с Инталев: Навигатор. В описании к продукту сказано, что ради "единства стиля" разработчики унифицировали различные типы диаграмм (т.е. пошли по пути ARIS'а). О поддержке каких-либо стандартов для процессных диаграмм ничего не сказано, но визуально они в Навигаторе очень похожи на BPMN. Отсюда следующее предложение: готовить модели по стандарту BPMN в Visio, согласовывать процессы в Инталев: Навигатор.

На этом можно было бы поставить точку. Но ещё две мысли.
BPMN разрабатывался как единый стандарт для специалистов по процессному моделированию, менеджеров и технических специалистов. Т.е. можно предположить, что диаграммы BPMN будет легче читать менеджерам по сравнению с IDEF0.
Есть веб-сервис с помощью которого можно совместно работать над разработкой BPMN-моделей. И тогда мы можем отказаться и от Visio, и от Wave.

Update.
О выборе нотации.
RunMyProcess использует редактор совместимый с BPMN. А в нотации BPMN 2.0 уже есть стандарты обмена моделями. Таким образом выбор нотации очевиден - BPMN и по возможности в его второй редакции.

О выборе приложения для моделирования.
Зарегистрировался в BPMN Community. Довольно мощная система для построения диаграмм Oryx, плюс русскоязычный интерфейс и сообщество специалистов. Но диаграммы свободно распространяются. И нет (не нашёл?) возможности создания закрытых групп. Вывод - можно использовать в качестве "помощи клуба" для отдельных сложных ситуаций.

Signavio - коммерческий продукт для разработки диаграмм. Среди прочих достоинств - единый репозитарий, экспорт диаграмм, богатые возможности совместной работы. Но для начала работ - дороговато. Возможно, когда процессный подход вытеснит функциональный, - эта система сможет стать основным репозитарием. К тому времени стандарт BPMN 2.0 будет утверждён и мы сможем использовать связку Signavio - RunMyProcess используя экспорт/импорт диаграмм.

И снова я возвращаюсь к отличному вариантудля начала работ - processWave. Есть поддержка BPMN (сделан на том же Oryx), но на порядок удобнее Visio в плане совместной работы. Начинать разработку стоит именно в нём.

Инструменты процессного управления

В силу ряда причин стал вопрос о внедрении в компании процессного управления. Под процессным управлением я понимаю следующий алгоритм:

1. описание бизнес-процесса,
2. согласование и утверждение бизнес-процесса,
3. обновление описания процесса и регламентирующих документов при изменениях в процессах,
4. автоматизация бизнес-процессов,
5. отслеживание целевых показателей отдельных процессов,
6. согласование различных процессов в компании.

Моя задача – сформулировать правила и подобрать оптимальные программные продукты для этого алгоритма.

Организация работ

Начинать эту работу я думаю надо с подготовки списка процессов для отдельного сбытового подразделения. Например – для Интернет-магазина. Для начала описывать можно не все, но ключевые процессы. Под ключевыми предлагаю понимать те из процессов, которые создают добавочную стоимость для клиентов.

К описанию процессов у меня есть несколько требований:

• отдельные процессы описываются в отдельных документах,
• в описании процессов указаны вход и выход,
• работы в рамках процессов  именуются глаголом или глагольной фразой, обозначающей действие,
• описание процесса должно включать исполнителей,
• для процесса должен быть указан владелец.

На роль модельера бизнес-процессов для Интернет-магазина претендует маркетолог и менеджер по HR. Если ни один не справится – у меня есть вакансия специалиста по веб-технологиям и я могу скорректировать требования к соискателю.

Выбор инструмента описания процессов

Что бы облегчить согласование и утверждение процессов все процессы должны быть визуализированы в едином типе нотаций. В качестве рабочей версии я рассматриваю нотации BPMN, IDEF0 и функциональную диаграмму. Возможно выбор нотации будет зависеть от выбранного программного обеспечения, хотя правильнее выполнять поиск софта под нотацию. Но я настаиваю на графическом отображении процессов – так они легче читаются и упрощается процедура их согласования.

Ещё хотелось-бы иметь некий инструмент обсуждения процессов. Например – Wave. Но я допускаю, что сотрудники предпочтут печатные версии процессных диаграмм.

После утверждения процесса он вносится в единый репозитарий процессов. Требования к репозитарию:

• поддержка выбранного типа нотаций,
• разделение утверждённых (AsIs) и черновых (ToBe) версий процессов,
• генерацию регламентов (должностных инструкций) на основе процессных моделей.

Для репозитария придётся использовать что-то “тяжёлое”, типа ARIS или Инталев-Навигатор. Хотя хотелось бы обойтись SaaS-приложениями, но боюсь найти такой веб-сервис будет трудно.

Говорить об автоматизации пока преждевременно. Пока же можно предполагать:

• Zendesk в качестве единой папки “Входящие”
• 1C 8.1 (там есть какой-то модуль для настройки процессов)
• RunMyProcess

Ход отдельных процессов будем отслеживать инструментами встроенными в средства автоматизации. Т.е. пока о них не говорим. А согласование процессов в компании есть часть функциональности репозитария.

Резюме

Из всего вышесказанного следуют несколько вариантов дальнейших действий:

1. либо выбрать тип нотации и подбирать под неё софт,
2. либо отталкиваться от того, что есть в Wave и пробовать наладить коллективную работу с этим приложением,
3. либо искать продвинутый репозитарий и все последующие работы делать в нём.

Причём логичнее начинать прорабатывать вопрос начиная с последнего варианта.

Личный план на июль

Итоги июня

Целей на июнь не было. Это был месяц поиска. Склад перестал быть нашим ограничением. Требуется какое-то время “рыскания”, для выявления следующего ограничения, прежде чем я вернусь к традиционной системе планирования.

Из того что сделано наиболее важным выглядят:

• регулярное обсуждение теории ТОС с руководством компании,
• решение приобрести 1С 8 и нахождение инструмента “плавного” перехода с существующей версии – Менеджер обмена данными,
• острое понимание необходимости процессного управления (спасибо Юле),
• решение провести аудит в бухгалтерском учёте (спасибо Сергею и нашему правительству), которое неминуемо приведёт к пересмотру политики управленческого учёта в том числе,
• анкетирование по ограничению, результаты которого обещают много интересного.

Идеи на июль

В анкете, которую заполняют сотрудники, предлагается выделить ограничения в 4-х направлениях деятельности компании. Хотя по теории, ограничения присущи не направлениям деятельности, а всей компании. Противоречия нет, если рассматривать анкету лишь как способ выявления симптомов (других инструментов для отслеживания “плавности потока” у меня пока нет). Имея симптомы можно переходить к выявлению первопричины – реального ограничения.

Из предыдущего абзаца следуют две идеи для реализации:

• выявление ограничения на основе результатов анкетирования через логические рассуждения (правило “5 Почему”, без построения Дерева текущей реальности),
• построение такой системы управленческого учёта, которая бы отслеживала “плавность потока” или хотя-бы получение отчёта о стокаутах, в качестве первого элемента такой системы.

Кроме того, хотелось бы:

• определить следующие действия в направлении процессного управления,
• понять суть проблемы ценообразования в оптовых продажах (этот пункт – самое большое противоречие нашей реальности с рекомендациями ТОС),
• клиентская база в Zoho CRM или, возможно, налаживание процесса работы с потенциальными клиентами (с Ямером в качестве элемента процесса),
• обмен информацией о продажах и "товары под заказ".

И несколько инициатив, которые требуют моей поддержки:

• сеть для клиентов в Ямере (прайслист, почтовая рассылка, новости зообизнеса),
• следующие действия для франчайзинга,
• обновление сайта korm.com.ua,
• методика управления ассортиментом (в рознице).

Цели на июль

• выявление ограничения,
• настройка экспорта информации в 1С (получение отчёта по стокаутам; настройка упрощённого учёта по ТОС; обмен информацией о продажах и "товары под заказ”),
• описание процессов в рамках проекта korm.com.ua-2010,
• налаживание процесса работы с потенциальными оптовыми клиентами (рассылка; новостийная группа в Ямере; Zoho CRM).

Коридор “рыскания” сузился.

Личный план на июнь

Итоги мая

Завершение ремонта антресоли. Не завершено. Хотя большая часть работ сделана.

Получить отчёт по стокаутам. Сделано было практически всё. Не удалось получить итоговую цифру. Вместе с этим техническим ограничением пришло осознание того, что сам подход к внедрению управлением цепочками поставок может быть другим.

Подготовить методику оценки стоимости компании. Не сделано ничего в этом направлении. Если не считать интенсивных переговоров по франчайзингу и, соответственно, по стоимости нематериальных активов. Меня не покидает мысль, что эта цель “не моя” – её мне навязали.

Было бы здорово как-то настроить в своей системе управления задачами получение отчётов о проделанной работе. Тогда в ежемесячных планах можно было бы не только указывать состояние работ, но и причины отставаний.

Идеи на июнь

Центр тяжести в стратегии “Управление ассортиментом и запасами” постепенно перемещается из проектов по расширению склада в инициативы по управлению цепочками поставок. Сейчас у нас есть отличная идея по экспорту информации из 1С во внешние приложения. Это не только позволит нам получить отчёты по стокаутам, но и подготовить платформу для связи 1С с веб-сервисами. Но главное, благодаря книге Кендалла “Действенное видение” у меня появилось какое-то представление о том, как внедрять TOC в компании.

Вторая стратегия, которая набирает обороты, – региональные продажи. Успехом мая можно считать то, что мы определили ограничение в этой стратегии – клиентская база. Кроме того, у нас есть несколько разрозненных инициатив, которые имеют отношение к этой стратегии: рекламный фонд и клиентская база в Zoho CRM, Ямер как инструмент почтовой рассылки и рассылки прайслистов.

Неожиданный поворот получила стратегия розничных продаж – франчайзинг. Работы тут не початый край. Но начинать надо с получения поддержки руководства и сотрудников. Это позволит не только снять отдельные вопросы (а их более чем достаточно), но и возможно найти лидеров готовых взяться за работу в этом направлении.

Прочёл интересную мысль, что руководитель должен 80% времени тратить на работу с подчинёнными. Не уверен в её верности. Но то, что развитие бизнеса выиграет, если я буду не столько руководить отдельными инициативами, сколько помогать руководителям проектов в их осуществлении, – это точно. Инициативы, которые нуждаются в моей поддержке – обновление сайта korm.com.ua и управление ассортиментом.

Цели на июнь

• завершение проекта “Склад 2010”,
• отчёт по стокаутам,
• получение управленческих отчётов с использованием показателей ТОС: T, I, OE,
• клиентская база в Zoho CRM,
• сеть для клиентов в Ямере (прайслист, почтовая рассылка, новости зообизнеса),
• обмен информацией о продажах и "товары под заказ"
• поддержка и следующие действия для франчайзинга,
• обновление сайта korm.com.ua,
• методика управления ассортиментом (в опте и в рознице).

Целей слишком много, что бы надеяться, что они будут все достигнуты. Но многие из них представляют собой инициативы, для успешного осуществления которых мне требуется поддержка других сотрудников. Поэтому именно в таком виде я их выношу для обсуждения в отдел и руководству. В ходе обсуждения я смогу определиться с приоритетами.

Личный план на май

Итоги апреля

Плана на апрель не было, поэтому и итоги подводить не приходится. Но это не означает, что месяц прошёл впустую.

Во-первых мы достаточно успешно приняли участие в выставке ЗооЭкспо 2010. Во-вторых, в апреле были поставлены, а в начале мая получен ответ на ряд важных вопросов в рамках проекта “Склад 2008”.

Идеи на май

До завершения проекта “Склад 2008” ещё очень далеко. Но мы нашли изящное решение достичь тех же целей с меньшими затратами. Если в мае мы завершим реконструкцию склада существующего, то в июне можно будет говорить о пересмотре целей для “Склад 2008”.

А вот после решения проблемы площади склада, возможны варианты. Если для обеспечения наличия товаров не достаточно оборотных средств, то надо концентрироваться на постановке учёта. Если же проблема в отсутствии товаров у поставщиков, то выход в управлении цепочками поставок. Пока мы даже не говорим о причине перебоев. Пока речь идёт только о том, что бы оценить масштабы бедствия с перебоями на примере сети ЛапУсик.

А действительно ли перебои с наличием товаров по прежнему являются ограничением для компании? У нас нет инструмента для выявления ограничения. Возможно нам помог бы в этом отчёт о прибыли и убытках. Сейчас к этому вопросу мы подходим вплотную, обсуждая стоимость бизнеса.

Цели на май

• Завершение ремонта антресоли в рамках проекта “Склад 2010”
• Получить отчёт по стокаутам для ЛапУсик
• Подготовить методику оценки стоимости компании

Форум или микроблог

Всё пытаюсь найти для себя ответ - что лучше использовать в компании: форум или микроблог? Пока склоняюсь к мысли, что это различные инструменты и они не заменяют друг друга.
Микроблог (у нас это Ямер) лучше использовать для объявлений и для обратной связи в рамках жёстко настроенных бизнес процессов (например - информировать о поступлении новинок). Микроблог вполне может заменить почтовую рассылку и с его помощью можно организовать что-то вроде голосования.
Форум - это для обсуждений. Т.е. для открытых и сложных вопросов. Там люди говорят не торопясь и, как правило, в большем составе.

Следующий вопрос - что внедрять после внедрения электронной почты? Я был уверен, что микроблог. В динамичном бизнес-окружении он принесёт больше пользы. Но в ходе внедрения столкнулся со следующими проблемами:

• пользователям не понятна сама концепция микроблоггинга,
• корпоративные микроблоги не локализованы,
• установка и обновление десктопного приложение для Ямера требует прав администратора, а у меня их нет,
• я не смог (не успел) выстроить законченный бизнес-процесс, актуальный для пользователей (запросы по товару).

Мы откатились на шаг назад и начали с внедрения хелпдеск (Службы поддержки). А выбранное нами приложение (Zendesk) имеет встроенный форум. И вот тут началась какофония. Где публиковать? В Ямере, который уже никто не читает, или в форуме, который не читают ещё? И почему использовать форум Zendesk, а не группы Google? А в службу поддержки уже приходят письма, которые надо куда-то пересылать.

Решение этих вопросов сейчас за вендорами. Zendesk уже анонсировал своё решение в виде совершенно нового подхода к форумам, включающего категории, три типа сообщений (вопросы, идеи и статьи), голосования. В сочетании с распределённой системой доступа (для различных организаций – разные форумы) и мощной системой автоматизации уже присутствующей в Zendesk это отличное решение для “расширенной поддержки пользователей, включающей не только технические вопросы, но и обратную связь вообще.

Ямер выпустил обновлённое десктопное приложение. И на этом затих уже на месяц. Что будет следующим шагом - пока не понятно. Но для Ямера у нас есть конкретная задача – публикация прайслистов. Она более простая для понимания и внедрения, чем запросы по товару. И её можно попробовать предложить партнёрам уже на выставке на этой неделе.

Итак логика может быть такова. Мы внедряем Ямер для рассылки прайлистов. В ходе внедрения возникнет масса вопросов. Обучающие материалы и ответы на эти вопросы мы распространяем с помощью форумов Zendesk. Далее мы строим новые бизнес-процессы с помощью Ямера.

Об управлении "по целям"

Был тут у нас давеча разговор с менеджером по персоналу о целях для сотрудников. И мы оба сошлись в том, что цели для сотрудников нужны. Только вот где их взять?

Текущие цели
Текущие цели - это задачи которые ставятся по ходу текущей работы. Пытаясь построить "управляемую компанию" мы выстроили вертикаль власти. Соответственно текущие задачи сотрудникам могут поставить непосредственные руководители.
Нужно ли нам тут что-то менять? Есть организационные формы, которые более эффективны чем иерархические структуры. Построение вертикали власти было оправдано на этапе перехода из малого в средний бизнес. Теперь такой подход лишает нас гибкости, в частности в плане использования знаний и навыков узких специалистов.
Нам надо говорить о матричной организации. Но как строить матричную организацию мы пока не знаем. Поэтому на данном этапе достаточно построить систему управления на основе заявок для сотрудников вспомогательных служб. И при этом сохранить такие важные элементы иерархической структуры как единоначалие и возможность проконтролировать работу отдельного сотрудника. Именно этим мы занимаемся через запуск хелпдеск (Zendesk).

Финансовые цели
Для тех сотрудников, чей вклад в продажи возможно оценить, мы используем сдельно-премиальную систему оплаты труда, в которой переменная часть привязана к финансовым показателям. Сейчас мы расширяем использование этой системы (маркетологи, например). Но хотелось бы что бы эта система стала более стройной и целостной. Сделать это можно только через повышение качества финансовой отчётности. Имея управленческий отчёт о прибыли и убытках, мы сможем увязать отдельные его строки с деятельностью тех или и ных подразделений и сотрудников.
Что сдерживает нас на этом пути? Теория ограничений критикует существующий подход к управленческому учёту. Если мы рассматриваем Теорию ограничений как ключевую методику управления компанией, логичнее и систему учёта строить согласно ей. Но Теория ограничений не даёт пока целостной системы, в рамках которой мы могли бы получить полноценный отчёт о прибыли и убытках. Или я отстал от жизни? Вообще, если подходить с точки зрения определения "узкого места", то мне кажется что именно система учёта станет нашим следующим ограничением после площади склада. Как подтвердить или опровергнуть это предположение?

Цели стратегические
У нас есть три стратегии. И с точки зрения классического стратегического управления (например, Системы сбалансированных показателей) наша задача разбить цель стратегии в цели подразделений, и далее - в цели отдельных сотрудников. Но с точки зрения Теории ограничений - каждая из стратегий в данный момент имеет только одно ограничение. И только им есть смысл заниматься, и только для него есть смысл ставить цели. Таким образом стратегических целей будет всего три и исполнителями для них будут конкретные сотрудники, в чьей компетенции находится "узкое место".

Если переходить от слов к делу. В направлении "целеполагания" сегодня мы строим систему управления для вспомогательных специалистов. И пытаемся снять наше ограничение - площадь склада. Куда сместится ограничение после этого мы не знаем, но уже думаем, как отследить перемещение ограничения.

Личный план на март

Весна. У кого-то время авитаминоза. А для меня весна ассоциируется с цейтнотом. Открываются новые возможности и слишком много хочется успеть. Самое трудное в такое время не потерять голову и выдержать свою линию приоритетов.

Итоги февраля

Завершение подготовительного этапа внедрения SCM по TOC. Не сделано. Не смотря на большой объём выполненных строительных работ склад по прежнему не готов. По оценке текущего уровня управления цепью поставок есть прогресс, но готового отчёта пока нет. Блок-схема развертывания процессов при переходе на новую систему – даже не брался.
Создание базы данных потенциальных клиентов в регионах. Формально эту работу отдел региональных продаж у меня принял. Но тестирования не было. Зато был запущен сайт компании. Ещё предстоит связать сайт, службу поддержки Zendesk и базу потенциальных клиентов в CRM. Но этот пункт можно считать выполненным.
Подготовка шаблона отчёта о прибыли и убытках. Не выполнено - шаблон готов на половину. Зато получена поддержка этой работы от бухгалтерии.

Идеи на март

Почистил свои проекты. Казалось бы, должно стать легче в выборе приоритетов, но весенний цейтнот... Пробую двигаться от стратегии.
Управление запасами. Проект Склад 2008, конференция TOCIO, оценка текущего уровня деятельности цепи поставок, реконструкция склада аксессуаров и выставка Логистика. Из всего этого приоритетом можно считать участие в конференции, подготовку и сдачу экзаменов по ТОС. Хотя всё остальное так же потребуется делать.
Региональные продажи. Узкое место этой стратегии – нехватка грузовых автомобилей. Ещё один грузовик купят без моего участия. Моя же задача – пересмотреть правила распределения автотранспорта по маршрутам. Вместо этого я пока ограничиваюсь организацией участия в выставке ЗооЭкспо. Явное противоречие между тем что надо делать и тем, что я делаю. Но срочность подготовки к выставке вынуждает меня на этот шаг.
Расширение сети ЛапУсик. Деньги на пятый магазин есть, и теперь ищем помещение. В планах так же изменение работы сайта korm.com.ua. С этими задачами мы справимся – у нас есть опыт их решения. Но что бы избежать столь длительных задержек при открытии магазинов нам надо дать розничному направлению больше самостоятельности. Самостоятельности, основанной на праве распоряжаться своими доходами. Нам нужен отчёт о прибыли и убытках.

Цели на март

• Участие в конференции TOCICO, подготовка и сдача экзаменов по ТОС,
• Подготовка к участию в выставке ЗооЭкспо 2010,
• Отчёт о прибыли и убытках по маржинальному доходу.

What:	МаРГо Магазин 2010 Выставка технологий и оборудования для торговли "МаРГо Магазин 2010"
When:	вторник, марта 2, 2010 (all day)
Where:	Выставочный центр "КиевЭкспоПлаза" ул. Салютная, 2-Б Киев,   Украина

What:	II Европейская TOCICO конференция "Испытание кризисом"
When:	четверг, марта 18, 2010 (all day)

What:	ЗооЭкспо-2010 6-я международная специализированная выставка
When:	среда, апреля 21, 2010 (all day)
Where:	Международный выставочный центр Броварской пр-т, 15 Киев,   Украина

Личный план на февраль

Прошлый месяц закончился двумя знаковыми событиями: завершён этап Склад 2008 и я нашёл возможность участвовать в конференции по ТОС. Вся первая неделя февраля была занята подготовкой к внедрению Управления цепочками поставок по принципам Теории ограничений (SCM по TOC).

Сейчас уже ясно, что полноценного плана на февраль я не сделаю. Но свои приоритеты я знаю чётко:

• Завершение подготовительного этапа внедрения SCM по TOC,
• Создание базы данных потенциальных клиентов в регионах,
• Подготовка шаблона отчёта о прибыли и убытках на основе метода маржинальной прибыли.

Недостаток глубины месячного планирования надеюсь будет компенсирован совершенствованием техники планирования и выполнения задач недели.

Личный план на январь

Итоги декабря

1. Сделать выбор между реконструкцией в ПК2 и расширением площади в ГО. Выбор сделан в пользу реконструкции в ПК2. Не смотря на то, что некоторые вопросы связанные с этим остались не решёнными из-за ранних каникул арендодателя, задача выполнена.
2. Запустить Zoho CRM. Работу по импорту сделали. Показали результат отделу региональных продаж. Их замечание – отсутствие локализации. Но проблема, на мой взгляд, в отсутствии бизнес-процессов, в которых востребована информация CRM. Задача скорее не выполнена (причина – не чёткость в постановке задачи).
3. Этап инициации и планирования проекта “Проектная работа для маркетологов”. Запустить этот проект без соответствующего инструмента не получится. Инструмент мы выбрали (Zoho), но он пока не готов к такому использованию. Результат отрицательный, но задача выполнена. Проект снимаю.
4. Шаблон Отчёта о прибыли и убытках. Не сделано.

Идеи на январь

Подводя итоги уходящего года я говорил сотрудникам отдела, что один из важнейших результатов последних 6 месяцев – укомплектованный и работающий отдел Штаб развития. И что теперь я хотел бы вернуться к вопросам реализации стратегии. С этой позиции попробую подойти к планированию.

Стратегия Управления ассортиментом и запасами и проект Склад-2008. Проект идёт по графику. Ждём кару, согласовываем ремонт в ПК2, решаю вопрос с аккумуляторной. Но на мой взгляд пришло время пересмотреть саму суть этой стратегии, отказавшись от “управления ассортиментом” в пользу “управления запасами на полках у клиентов”. Вообще по этой стратегии столько процессов можно распараллелить, что именно встреча как способ организовать коллективную работу для нас критически важна. Именно организация такой встречи и может стать целью месяца.

Стратегия Региональные продажи и проект База потенциальных клиентов. Ограничением этой стратегии является парк грузовых автомобилей. Первый шаг в снятии ограничения - собрать информацию о потенциальных клиентах (спрос) и существующих маршрутах (предложение), что бы рассчитать необходимое количество грузового автотранспорта. Проблема в том, что в 1С потенциальных клиентов мы не ведём. А отдел Региональных продаж не видит для себя пользы в создании базы потенциальных клиентов в отдельной программе. Тем не менее я намерен сделать локализацию Zoho CRM и попробовать провести встречу по стратегии (или сценариям использования базы) с участием руководителя отдела оптовых продаж, транспортных логистиков и ИТ-специалистов.

Стратегия Расширения сети ЛапУсик. Ограничение – нет инвестиционных средств. И в связи с ремонтом склада собственные средства появятся не скоро. Выход – поиск внешних инвесторов. Первый шаг на этом пути – предоставить внешним инвесторам полноценный отчёт о прибыли и убытках. В декабре я ставил эту задачу в качестве цели месяца. И не сделал. Но если исходить из того, что бухгалтерский учёт у нас поставлен хорошо, и что с помощью форм Google можно автоматизировать сбор информации, то осталось буквально ничего – сделать шаблон отчёта в Excel. Думаю, что если поискать, то можно даже найти его в Интернет.

Прочие проекты. Сайт Лесси – этот проект способен на время заменить собой проект База потенциальных клиентов. Особенно в сочетании с Программой для питомников.

Цели на январь

С учётом того, что треть месяца уже позади…

• Организация и проведение встречи по уточнению стратегии Управление ассортиментом и запасами,
• История компании и другие страницы для Сайта Лесси,
• Шаблон Отчёта о прибыли и убытках по МСФО