Контур информационной системы

Сейчас я много времени уделяю выбору и тестированию различных веб-приложений. При этом в первую очередь я думаю об организации работ в отделе, но предполагаю, что построенная нами система вполне подойдёт для работы всех специалистов (т.е. всех тех, чья работа не связана с процессами, зашитыми в 1С). А таких специалистов становится в компании всё больше.

Требования к системе

Первое требование которое я предъявляю к системе - она должна работать в Интернет. Компания уже территориально распределена. Мы семимильными шагами идём к признанию для специалистов права работать удалённо . Не сегодня-завтра встанет вопрос о поддержке мобильных пользователей.
Второе. Я знаю о существовании комплексных веб-сервисов, подобных Exchange и SharePoint. Но знаю и то, что такие системы являются не типичными для веба. Маленькие, узкоспециализированные, удобные и недорогие веб-сервисы, связанные через API, - вот оптимальная модель организации рабочего пространства в интернет. Преимущество такого подхода в том, что можно выбирать лучшие системы в своём классе, и платить только за ту функциональность, которая нам действительно нужна. В результате сотрудники получают удобство работы, а компания - снижение издержек.
И наконец последнее. Веб-сервисы как и все программные продукты постоянно совершенствуются. Побочным результатом этого совершенствования является то, что они постоянно усложняются. Я не вижу смысла покупать, устанавливать, обновлять и поддерживать все эти программы. Мне проще брать их в аренду. И, важно, аренда мне обходится на порядок дешевле покупки. Да, при этом я рискую, храня свои данные у провайдера. Но, благодаря тому, что у каждого из провайдеров я храню лишь часть своих данных, этот риск минимизирован. Зато я сплю спокойно и с чистой совестью - я не ворую софт и не боюсь проверок.

Выбор веб-приложений

Построение системы мы начали с выбора приложения для поддержки пользователей. Был выбран Zendesk в качестве "единого окна" для всех служб. Эту систему я выбрал потому что она очень проста для заказчиков - они просто пишут письмо в соответствующую службу. Я не возражаю против замены Zendesk на что-то другое. Лишь бы оно работало в Интернет и было удобно для заказчиков. В этом, кстати, проявляется ещё одно преимущество выбранной архитектуры - любой компонент системы может быть заменён на другой без потери работоспособности всей системы. (Сравните с обновлением 1С, из-за которого останавливается вся компания :)
После организации работы фронт-офиса я занялся выбором систем для бэк-офисов. Сейчас проходят тестирование:

• Zoho CRM для маркетологов - CRM, поддержка оффлайн акций, интеграция с Google Apps и GMail,
  
• Pivotal Tracker для специалиста по интернет - agile-управление проектами, простой и интуитивный интерфейс, бесплатен,
• VanaHRM для менеджера по персоналу - пока как идея.
  

Для всех этих продуктов надо будет обеспечить интеграцию с Zendesk через API. Кроме того для части из них нужна будет интеграция с Google Apps (почта GMail в Zoho CRM, Google Sites в качестве вики для Pivotal Tracker). Но это будет интеграция программ и, надеюсь, она не будет очень сложной. Гораздо сложнее будет интегрировать людей - после того как специалисты разбегутся по своим системам будет очень трудно организовать их совместную работу.
Поэтому заключительным аккордом этого, уже третьего по счёту этапа работы над программой Лесси в интернет, станет организация внутренних коммуникаций, workflow и проектов с помощью веб-сервисов. В качестве прототипов необходимых сервисов я могу назвать Yammer (коммуникации) и RunMyProcess (workflow).

После завершения этих работ мы получим удобную систему для организации работы специалистов. Преимущества её ощутят как сами специалисты (благодаря прозрачности системы цели их работы станут понятны), так и все сотрудники (их просьбы будут выполняться). Но это лишь промежуточный этап. Эта система способна стать важным конкурентным преимуществом для всей компании, после того как к ней подключатся поставщики, существующие и потенциальные клиенты. Выдержав шквал обращений, интегрировав их в наши бизнес-процессы, сумев воспользоваться открывающимися возможностями каждого из них, мы получим право называться "умной компанией", - компанией в которой работают высококлассные специалисты и при этом работают как единое целое.

Личный план на октябрь

Не смотря на то, что личные планы формально отменены, продолжаю работать в том же стиле, пока не появится новая система организации личной работы.

Итоги сентября

• Подготовить отчёт по стратегии. Даже не брался.
• Организовать процедуру регулярных встреч по стратегии. Та же ситуация.
• Сделать “единое окно” для заявок специалистам в Zendesk. Выполнено.

Идея октября.

Уже ясно, что толком поработать над переосмыслением стратегии мне не дадут. Делать это приходится фрагментарно и не регулярно. Но если исходить из того, что сейчас важна не стратегия (ЧТО делать), а механизм её реализации (КАК делать), то всё не так уж плохо.

На сегодняшний день в моём отделе сконцентрированы HR, ИТ и маркетинг. Из четырёх составляющих для построения системы сбалансированных показателей не хватает только финансов. За каждую из этих функций отвечают конкретные и достаточно компетентные сотрудники. Моя задача на данном этапе видится в том, что бы:

1. Организовать работу каждой из имеющихся функциональных областей,
2. Решить вопрос с недостающей функцией “Финансы” (возможно лучше - “Управленческий учёт”)
3. Объединить разрозненные функциональные области в единые сквозные проекты, направленные на стратегические цели.

Первое что бросается в глаза – мы уже давно отказались от идеи карт стратегий, а я снова возвращаюсь к ней. Но теперь речь идёт не о “визуализации с целью согласовать позиции”, а о способе организации работы отдела. Т.е. не о разработка стратегии, а об одном из возможных способов её реализации. Задача достаточно практична.

Второе – я снова занимаюсь частными вопросами (организация работы отдела) вместо того, что бы заниматься глобальным (реализация стратегия компании). Но у меня действительно не хватает сил на движение – меня изматывают проблемы отдела. Возможно этому есть оправдание – нельзя начинать наступление, не обеспечив надёжность тылов.

В итоге на октябрь я всё же планирую выполнение первой из заявленных задач - организовать работу функциональных областей отдела, – вполне отдавая себе отчёт, что я срываю все сроки по пересмотру стратегии для компании.

План на октябрь

• Пересмотреть систему мотивации в рамках пересмотра зарплат (что представляет собой качественно новый уровень работы менеджера по персоналу),
• Запустить agile управление проектами для программы “Лесси в интернет”,
• Изменить правила формирования рекламного фонда,
• Завершить этап строительства нового склада, связанный с работой кары (приобрести кару не пишу – это зависит не от меня)

Кроме того, в рамках первой задачи я планирую провести серию консультаций со специалистами по учёту, что бы подготовиться к решению вопроса о недостающей функции управленческого учёта.