Процессное моделирование: от нотации к инструменту

Чаще всегона специализированных форумах упоминают следующие виды нотаций:

• ARIS
• IDEF0
• BPMN

Из них модель ARIS очевидно можно моделировать только в достаточно тяжёлом приложении ARIS. Учитывая, что с ним мы не планируем работать - эту нотацию можно исключить из рассмотрения.

Visio 2010 поддерживает нотации BPMN 1.2, IDEF0, схему рабочего процесса и функциональную блок-схему. Выбор достаточно широк. Но если мы хотим получить не просто схему, а документ, подчиняющийся определённым правилам (составленный согласно нотаций), то можно ограничиться первыми двумя вариантами.

Сложнее всего с Инталев: Навигатор. В описании к продукту сказано, что ради "единства стиля" разработчики унифицировали различные типы диаграмм (т.е. пошли по пути ARIS'а). О поддержке каких-либо стандартов для процессных диаграмм ничего не сказано, но визуально они в Навигаторе очень похожи на BPMN. Отсюда следующее предложение: готовить модели по стандарту BPMN в Visio, согласовывать процессы в Инталев: Навигатор.

На этом можно было бы поставить точку. Но ещё две мысли.
BPMN разрабатывался как единый стандарт для специалистов по процессному моделированию, менеджеров и технических специалистов. Т.е. можно предположить, что диаграммы BPMN будет легче читать менеджерам по сравнению с IDEF0.
Есть веб-сервис с помощью которого можно совместно работать над разработкой BPMN-моделей. И тогда мы можем отказаться и от Visio, и от Wave.

Update.
О выборе нотации.
RunMyProcess использует редактор совместимый с BPMN. А в нотации BPMN 2.0 уже есть стандарты обмена моделями. Таким образом выбор нотации очевиден - BPMN и по возможности в его второй редакции.

О выборе приложения для моделирования.
Зарегистрировался в BPMN Community. Довольно мощная система для построения диаграмм Oryx, плюс русскоязычный интерфейс и сообщество специалистов. Но диаграммы свободно распространяются. И нет (не нашёл?) возможности создания закрытых групп. Вывод - можно использовать в качестве "помощи клуба" для отдельных сложных ситуаций.

Signavio - коммерческий продукт для разработки диаграмм. Среди прочих достоинств - единый репозитарий, экспорт диаграмм, богатые возможности совместной работы. Но для начала работ - дороговато. Возможно, когда процессный подход вытеснит функциональный, - эта система сможет стать основным репозитарием. К тому времени стандарт BPMN 2.0 будет утверждён и мы сможем использовать связку Signavio - RunMyProcess используя экспорт/импорт диаграмм.

И снова я возвращаюсь к отличному вариантудля начала работ - processWave. Есть поддержка BPMN (сделан на том же Oryx), но на порядок удобнее Visio в плане совместной работы. Начинать разработку стоит именно в нём.

Инструменты процессного управления

В силу ряда причин стал вопрос о внедрении в компании процессного управления. Под процессным управлением я понимаю следующий алгоритм:

1. описание бизнес-процесса,
2. согласование и утверждение бизнес-процесса,
3. обновление описания процесса и регламентирующих документов при изменениях в процессах,
4. автоматизация бизнес-процессов,
5. отслеживание целевых показателей отдельных процессов,
6. согласование различных процессов в компании.

Моя задача – сформулировать правила и подобрать оптимальные программные продукты для этого алгоритма.

Организация работ

Начинать эту работу я думаю надо с подготовки списка процессов для отдельного сбытового подразделения. Например – для Интернет-магазина. Для начала описывать можно не все, но ключевые процессы. Под ключевыми предлагаю понимать те из процессов, которые создают добавочную стоимость для клиентов.

К описанию процессов у меня есть несколько требований:

• отдельные процессы описываются в отдельных документах,
• в описании процессов указаны вход и выход,
• работы в рамках процессов  именуются глаголом или глагольной фразой, обозначающей действие,
• описание процесса должно включать исполнителей,
• для процесса должен быть указан владелец.

На роль модельера бизнес-процессов для Интернет-магазина претендует маркетолог и менеджер по HR. Если ни один не справится – у меня есть вакансия специалиста по веб-технологиям и я могу скорректировать требования к соискателю.

Выбор инструмента описания процессов

Что бы облегчить согласование и утверждение процессов все процессы должны быть визуализированы в едином типе нотаций. В качестве рабочей версии я рассматриваю нотации BPMN, IDEF0 и функциональную диаграмму. Возможно выбор нотации будет зависеть от выбранного программного обеспечения, хотя правильнее выполнять поиск софта под нотацию. Но я настаиваю на графическом отображении процессов – так они легче читаются и упрощается процедура их согласования.

Ещё хотелось-бы иметь некий инструмент обсуждения процессов. Например – Wave. Но я допускаю, что сотрудники предпочтут печатные версии процессных диаграмм.

После утверждения процесса он вносится в единый репозитарий процессов. Требования к репозитарию:

• поддержка выбранного типа нотаций,
• разделение утверждённых (AsIs) и черновых (ToBe) версий процессов,
• генерацию регламентов (должностных инструкций) на основе процессных моделей.

Для репозитария придётся использовать что-то “тяжёлое”, типа ARIS или Инталев-Навигатор. Хотя хотелось бы обойтись SaaS-приложениями, но боюсь найти такой веб-сервис будет трудно.

Говорить об автоматизации пока преждевременно. Пока же можно предполагать:

• Zendesk в качестве единой папки “Входящие”
• 1C 8.1 (там есть какой-то модуль для настройки процессов)
• RunMyProcess

Ход отдельных процессов будем отслеживать инструментами встроенными в средства автоматизации. Т.е. пока о них не говорим. А согласование процессов в компании есть часть функциональности репозитария.

Резюме

Из всего вышесказанного следуют несколько вариантов дальнейших действий:

1. либо выбрать тип нотации и подбирать под неё софт,
2. либо отталкиваться от того, что есть в Wave и пробовать наладить коллективную работу с этим приложением,
3. либо искать продвинутый репозитарий и все последующие работы делать в нём.

Причём логичнее начинать прорабатывать вопрос начиная с последнего варианта.

Личный план на июль

Итоги июня

Целей на июнь не было. Это был месяц поиска. Склад перестал быть нашим ограничением. Требуется какое-то время “рыскания”, для выявления следующего ограничения, прежде чем я вернусь к традиционной системе планирования.

Из того что сделано наиболее важным выглядят:

• регулярное обсуждение теории ТОС с руководством компании,
• решение приобрести 1С 8 и нахождение инструмента “плавного” перехода с существующей версии – Менеджер обмена данными,
• острое понимание необходимости процессного управления (спасибо Юле),
• решение провести аудит в бухгалтерском учёте (спасибо Сергею и нашему правительству), которое неминуемо приведёт к пересмотру политики управленческого учёта в том числе,
• анкетирование по ограничению, результаты которого обещают много интересного.

Идеи на июль

В анкете, которую заполняют сотрудники, предлагается выделить ограничения в 4-х направлениях деятельности компании. Хотя по теории, ограничения присущи не направлениям деятельности, а всей компании. Противоречия нет, если рассматривать анкету лишь как способ выявления симптомов (других инструментов для отслеживания “плавности потока” у меня пока нет). Имея симптомы можно переходить к выявлению первопричины – реального ограничения.

Из предыдущего абзаца следуют две идеи для реализации:

• выявление ограничения на основе результатов анкетирования через логические рассуждения (правило “5 Почему”, без построения Дерева текущей реальности),
• построение такой системы управленческого учёта, которая бы отслеживала “плавность потока” или хотя-бы получение отчёта о стокаутах, в качестве первого элемента такой системы.

Кроме того, хотелось бы:

• определить следующие действия в направлении процессного управления,
• понять суть проблемы ценообразования в оптовых продажах (этот пункт – самое большое противоречие нашей реальности с рекомендациями ТОС),
• клиентская база в Zoho CRM или, возможно, налаживание процесса работы с потенциальными клиентами (с Ямером в качестве элемента процесса),
• обмен информацией о продажах и "товары под заказ".

И несколько инициатив, которые требуют моей поддержки:

• сеть для клиентов в Ямере (прайслист, почтовая рассылка, новости зообизнеса),
• следующие действия для франчайзинга,
• обновление сайта korm.com.ua,
• методика управления ассортиментом (в рознице).

Цели на июль

• выявление ограничения,
• настройка экспорта информации в 1С (получение отчёта по стокаутам; настройка упрощённого учёта по ТОС; обмен информацией о продажах и "товары под заказ”),
• описание процессов в рамках проекта korm.com.ua-2010,
• налаживание процесса работы с потенциальными оптовыми клиентами (рассылка; новостийная группа в Ямере; Zoho CRM).

Коридор “рыскания” сузился.