Инструменты процессного управления

В силу ряда причин стал вопрос о внедрении в компании процессного управления. Под процессным управлением я понимаю следующий алгоритм:

1. описание бизнес-процесса,
2. согласование и утверждение бизнес-процесса,
3. обновление описания процесса и регламентирующих документов при изменениях в процессах,
4. автоматизация бизнес-процессов,
5. отслеживание целевых показателей отдельных процессов,
6. согласование различных процессов в компании.

Моя задача – сформулировать правила и подобрать оптимальные программные продукты для этого алгоритма.

Организация работ

Начинать эту работу я думаю надо с подготовки списка процессов для отдельного сбытового подразделения. Например – для Интернет-магазина. Для начала описывать можно не все, но ключевые процессы. Под ключевыми предлагаю понимать те из процессов, которые создают добавочную стоимость для клиентов.

К описанию процессов у меня есть несколько требований:

• отдельные процессы описываются в отдельных документах,
• в описании процессов указаны вход и выход,
• работы в рамках процессов  именуются глаголом или глагольной фразой, обозначающей действие,
• описание процесса должно включать исполнителей,
• для процесса должен быть указан владелец.

На роль модельера бизнес-процессов для Интернет-магазина претендует маркетолог и менеджер по HR. Если ни один не справится – у меня есть вакансия специалиста по веб-технологиям и я могу скорректировать требования к соискателю.

Выбор инструмента описания процессов

Что бы облегчить согласование и утверждение процессов все процессы должны быть визуализированы в едином типе нотаций. В качестве рабочей версии я рассматриваю нотации BPMN, IDEF0 и функциональную диаграмму. Возможно выбор нотации будет зависеть от выбранного программного обеспечения, хотя правильнее выполнять поиск софта под нотацию. Но я настаиваю на графическом отображении процессов – так они легче читаются и упрощается процедура их согласования.

Ещё хотелось-бы иметь некий инструмент обсуждения процессов. Например – Wave. Но я допускаю, что сотрудники предпочтут печатные версии процессных диаграмм.

После утверждения процесса он вносится в единый репозитарий процессов. Требования к репозитарию:

• поддержка выбранного типа нотаций,
• разделение утверждённых (AsIs) и черновых (ToBe) версий процессов,
• генерацию регламентов (должностных инструкций) на основе процессных моделей.

Для репозитария придётся использовать что-то “тяжёлое”, типа ARIS или Инталев-Навигатор. Хотя хотелось бы обойтись SaaS-приложениями, но боюсь найти такой веб-сервис будет трудно.

Говорить об автоматизации пока преждевременно. Пока же можно предполагать:

• Zendesk в качестве единой папки “Входящие”
• 1C 8.1 (там есть какой-то модуль для настройки процессов)
• RunMyProcess

Ход отдельных процессов будем отслеживать инструментами встроенными в средства автоматизации. Т.е. пока о них не говорим. А согласование процессов в компании есть часть функциональности репозитария.

Резюме

Из всего вышесказанного следуют несколько вариантов дальнейших действий:

1. либо выбрать тип нотации и подбирать под неё софт,
2. либо отталкиваться от того, что есть в Wave и пробовать наладить коллективную работу с этим приложением,
3. либо искать продвинутый репозитарий и все последующие работы делать в нём.

Причём логичнее начинать прорабатывать вопрос начиная с последнего варианта.